ارسال پیامک سفارش ووکامرس؛ راهنمای انتخاب وضعیت‌ها و متن اعلان

برای شروع، پیامک تأیید سفارش و اعلام ارسال مرسوله را تنظیم کنید؛ سپس اگر فروشگاهتان نیاز دارد، یادآوری پرداخت و اعلان های مدیر را اضافه کنید. برای هر پیام مشخص کنید چه اتفاقی افتاده، چه کسی باید مطلع شود و چه متنی واقعیت سفارش را توضیح می دهد. جدول زیر کمک می کند بدون فعال کردن همه گزینه های افزونه، اعلان های موردنیازتان را انتخاب کنید.

ابتدا همین اعلان های ضروری را فعال کنید

در فروشگاه کالای فیزیکی، با تأیید سفارش و خبر ارسال شروع کنید. مشتری بعد از خرید می خواهد بداند سفارش به دست شما رسیده و چه زمانی از فروشگاه خارج شده است. اگر بین این دو مرحله تأخیر قابل توجهی پیش می آید، پیام آماده سازی را هم با اطلاعات مفید اضافه کنید.

برای مدیر، فقط اعلان هایی را نگه دارید که به اقدام نیاز دارند. مثلاً بررسی واریز دستی باید به مسئول مالی برسد و سفارش آماده بسته بندی به مسئول انبار. فرستادن تمام تغییر وضعیت ها برای صاحب فروشگاه، پیگیری کارهای ضروری را سخت می کند.

پیش از ورود به تنظیمات، این تصمیم ها را روی کاغذ بنویسید:

• مشتری در چه مرحله ای پیام تأیید سفارش می گیرد.
• چه کسی تحویل بسته به پیک یا شرکت حمل را ثبت می کند.
• اعلان مدیر به کدام شماره و برای چه کاری می رود.
• یادآوری پرداخت چه زمانی ارسال می شود و چه چیزی آن را متوقف می کند.

مثلاً اگر همکار انبار هنگام بسته بندی وضعیت را تکمیل شده می کند، نمی توانید همان لحظه پیام «بسته به پست تحویل شد» بفرستید. یا زمان تغییر وضعیت را اصلاح کنید، یا اعلان ارسال را به ثبت واقعی تحویل بسته وابسته کنید.

تنظیمات افزونه را با یک سفارش آزمایشی انجام دهید

نام منوها در افزونه های مختلف یکسان نیست. در بخش تنظیمات پیامک، گزینه های اتصال به پنل، اعلان مشتری، اعلان مدیر و متن وضعیت ها را پیدا کنید. پیش از تغییر تنظیمات، از حالت فعلی آن ها تصویر بگیرید تا اگر نتیجه مطلوب نبود، بتوانید تنظیمات قبلی را برگردانید.

اطلاعات اتصال را مطابق راهنمای ارائه دهنده وارد کنید و پیام آزمایشی را به شماره خودتان بفرستید. اگر پیام نرسید، ابتدا پاسخ سرویس، اعتبار حساب و تنظیمات خط ارسالی را بررسی کنید. تا این مرحله درست نشده، سراغ فعال کردن اعلان تمام وضعیت ها نروید.

بعد یک سفارش آزمایشی ثبت کنید و ببینید افزونه شماره مشتری را از کدام فیلد می خواند. اگر افزونه انتخاب فیلد موبایل دارد، آن را با فیلد واقعی صفحه تسویه حساب هماهنگ کنید. سفارش مهمان را هم آزمایش کنید؛ دریافت پیام نباید فقط برای حساب کاربری خودتان درست کار کند.

برای مرور مراحل نصب و اتصال می توانید به مطلب آموزش راه اندازی پیامک سفارش مراجعه کنید. هنگام اجرا، گزینه ها را با نسخه افزونه نصب شده تطبیق دهید و کد متغیرها را از راهنمای همان افزونه بردارید.

در پایان، یک وضعیت را فعال کنید، متن آن را ذخیره کنید و همان رویداد را روی سفارش آزمایشی اجرا کنید. اگر متن و گیرنده درست بود، اعلان بعدی را تنظیم کنید. این روش کمک می کند منشأ هر ایراد را زودتر پیدا کنید.

برای هر وضعیت متن متناسب انتخاب کنید

منتظر پرداخت را با پرداخت موفق اشتباه نگیرید

در راهنمای وضعیت های ووکامرس، Pending payment برای سفارش منتظر پرداخت و On hold برای انتظار تأیید پرداخت توضیح داده شده است. برای اولی می توانید مسیر ادامه پرداخت را بنویسید؛ برای دومی، اگر منتظر بررسی واریز هستید، نتیجه بررسی را وعده دهید.

یادآوری پرداخت را هم زمان با ورود مشتری به درگاه نفرستید. اگر ارسال تأخیری دارید، هنگام اجرای آن دوباره وضعیت سفارش را بررسی کنید. مشتری ای که چند دقیقه بعد پرداخت کرده، نباید پیام «خریدتان را تکمیل کنید» بگیرد.

اگر سفارش دیگر قابل پرداخت نیست، لینک پرداخت قبلی را ارسال نکنید. ابتدا مشخص کنید مشتری باید همان سفارش را ادامه دهد یا خرید تازه ای ثبت کند؛ متن پیام را بر اساس همین مسیر بنویسید.

برای آماده سازی فقط اطلاعات تأییدشده را بنویسید

Processing در مسیر معمول پرداخت آنلاین، مرحله پس از دریافت پرداخت و پیش از انجام سفارش است. بااین حال، پیش از نوشتن «مبلغ دریافت شد»، رفتار روش های پرداخت فروشگاهتان را آزمایش کنید؛ به خصوص اگر پرداخت در محل هم دارید. برخی سفارش های کاملاً مجازی و دانلودی نیز می توانند از مرحله Processing عبور کنند.

اگر همه سفارش های قابل پردازش پیام مشترک می گیرند، عبارت «سفارش شما تأیید شد و در نوبت آماده سازی است» مناسب تر از اعلام دریافت وجه است. برای فروش فایل نیز به جای آماده سازی بسته، محل دسترسی به فایل را توضیح دهید.

ارسال بسته را پس از تحویل واقعی اعلام کنید

کد رهگیری را که ثبت کردید، زمان تحویل بسته را هم بررسی کنید. ممکن است برچسب حمل آماده شده باشد، اما بسته هنوز در انبار باشد. پیامک را زمانی بفرستید که متن آن درباره بسته درست باشد.

برای اعلام ارسال، وضعیت جداگانه، رویداد افزونه حمل ونقل یا ارسال دستی پس از تحویل را به کار بگیرید؛ هرکدام که ابزار شما پشتیبانی می کند. اگر چنین امکانی ندارید، متن وضعیت تکمیل شده را طوری ننویسید که تحویل به پست یا مشتری را قطعی جلوه دهد.

بازپرداخت را پس از بررسی مالی اطلاع دهید

همانطور که در woocommerce.com گفته شده: «Directly changing an order’s status to Cancelled or Refunded will not automatically refund your customer.» (منبع دقیق)

ترجمه فارسی: تغییر مستقیم وضعیت سفارش به لغوشده یا مستردشده، پول مشتری را خودکار برنمی گرداند.

قبل از فعال کردن پیام «وجه برگشت داده شد»، نتیجه عملیات را در درگاه یا سند انتقال وجه بررسی کنید. اگر فقط درخواست ثبت شده، همین را به مشتری بگویید. برای بازپرداخت بخشی از خرید نیز مبلغ دقیق را بیاورید تا پیام، بازگشت کل وجه را القا نکند.

پیش از ذخیره متن این کنترل ها را انجام دهید

در تنظیمات هر اعلان، رویداد، گیرنده و متن را کنار هم بررسی کنید. اگر افزونه پیامک و افزونه حمل ونقل هر دو برای ارسال بسته پیام دارند، یکی را مسئول این اعلان کنید. جدول زیر را هنگام آزمایش کنار دستتان بگذارید.

اگر افزونه یکی از این کنترل ها را ندارد، آن را قابلیت موجود فرض نکنید. مثلاً برای بررسی وضعیت پیش از ارسال تأخیری، از پشتیبانی درباره امکان اجرای این شرط بپرسید. تا مشخص شدن پاسخ، آن اعلان را به شکلی که ممکن است پیام اشتباه بفرستد فعال نکنید.

نمونه متن پیامک سفارش برای مشتری

عبارت های داخل کروشه جای اطلاعات واقعی هستند؛ آن ها را عیناً به عنوان کد افزونه وارد نکنید. از بخش متغیرهای افزونه، مقدار معتبر را انتخاب کنید و یک پیام واقعی روی گوشی ببینید. نمونه ها را با نام فروشگاه و مسیر پیگیری خودتان تنظیم کنید.

تأیید سفارش و شروع آماده سازی

«[نام فروشگاه]: سفارش [شماره سفارش] تأیید شد و در نوبت آماده سازی است. وضعیت سفارش را در حساب کاربری ببینید.»

اگر زمان آماده سازی مشخص و قابل انجامی دارید، آن را اضافه کنید. مثلاً «آماده سازی تا پایان روز کاری بعد» فقط وقتی مناسب است که فروشگاه واقعاً همین تعهد را اجرا کند. برای کالاهای سفارشی، زمان را از اطلاعات همان سفارش بردارید.

دریافت سفارش با پرداخت در محل

«[نام فروشگاه]: سفارش [شماره سفارش] با روش پرداخت در محل ثبت شد. نتیجه بررسی و زمان ارسال را اطلاع می دهیم.»

این متن را برای مرحله ثبت سفارش بگذارید، اگر سفارش پیش از آماده سازی به تأیید نیاز دارد. پس از تأیید می توانید پیام آماده سازی را ارسال کنید؛ عبارت «پرداخت موفق» در هیچ کدام از این دو مرحله مناسب نیست.

انتظار برای بررسی واریز

«[نام فروشگاه]: سفارش [شماره سفارش] در انتظار بررسی واریز است. پس از تأیید، نتیجه را پیامک می کنیم. پیگیری: [راه ارتباط].»

اگر بررسی فقط در ساعت کاری انجام می شود، همان را در صفحه ثبت رسید توضیح دهید. وعده «تأیید فوری» ننویسید مگر اینکه شخص یا فرایندی برای اجرای آن داشته باشید.

یادآوری پرداخت نیمه تمام

«[نام فروشگاه]: پرداخت سفارش [شماره سفارش] تکمیل نشده است. برای ادامه خرید، از بخش سفارش های حساب کاربری اقدام کنید.»

برای خریدار مهمان، مسیر قابل استفاده خودش را جایگزین حساب کاربری کنید. پیش از ارسال، دوباره بررسی کنید سفارش پرداخت نشده، لغو نشده و امکان ادامه پرداخت دارد. اگر لینک می فرستید، لینک معتبر همان سفارش را آزمایش کنید.

اعلام ارسال مرسوله

«[نام فروشگاه]: بسته سفارش [شماره سفارش] به [حمل کننده] تحویل شد. کد رهگیری: [کد رهگیری]. جزئیات در صفحه پیگیری سفارش.»

نام حمل کننده را با روش واقعی ارسال هماهنگ کنید. اگر پیام برای پیک شهری است و کد رهگیری ندارید، بخش کد را حذف و راه هماهنگی تحویل را جایگزین کنید. پیام با عبارت خالی «کد رهگیری» نفرستید.

ارسال بخشی از سفارش

«[نام فروشگاه]: بخشی از سفارش [شماره سفارش] ارسال شد. جزئیات اقلام ارسال شده و رهگیری را در صفحه سفارش ببینید.»

این نسخه زمانی کاربرد دارد که اقلام در چند بسته یا چند نوبت ارسال می شوند. مشخصات هر مرسوله را در صفحه سفارش قرار دهید تا مشتری بداند کدام کالا هنوز ارسال نشده است.

لغو سفارش

«[نام فروشگاه]: سفارش [شماره سفارش] لغو شد. برای بررسی علت یا وضعیت پرداخت، از [راه ارتباط] با پشتیبانی تماس بگیرید.»

اگر علت مشخص است، آن را روشن بنویسید؛ مثلاً «به دلیل تکمیل نشدن پرداخت در مهلت تعیین شده». برای سفارش پرداخت شده، وضعیت بازپرداخت را هم جداگانه بررسی و اطلاع رسانی کنید.

ثبت درخواست بازپرداخت

«[نام فروشگاه]: درخواست بازپرداخت سفارش [شماره سفارش] ثبت شد. پس از بررسی، نتیجه را اطلاع می دهیم.»

پس از انجام واقعی عملیات، متن را به «بازپرداخت مبلغ [مبلغ و واحد پول] برای سفارش [شماره سفارش] انجام شد» تغییر دهید. اگر مبلغ تنها بخشی از وجه سفارش است، عبارت «بازپرداخت بخشی از مبلغ سفارش» را بیاورید.

پیام مدیر را کوتاه و قابل پیگیری بنویسید

برای آماده سازی سفارش بنویسید: «سفارش [شماره سفارش] نیازمند آماده سازی است. اقلام و روش ارسال را در پیشخوان بررسی کنید.»

برای بررسی واریز بنویسید: «پرداخت سفارش [شماره سفارش] نیازمند بررسی است. پس از کنترل واریز، نتیجه را در سفارش ثبت کنید.»

شماره سفارش را نگه دارید تا همکار مربوط بتواند خرید را پیدا کند. نام و نشانی کامل مشتری یا فهرست طولانی کالاها را فقط در صورت نیاز وارد پیام کنید. با تغییر مسئول انبار یا مالی، شماره گیرنده را هم عوض کنید.

متن نهایی را از نظر طول و هزینه بررسی کنید

در راهنمای فنی Twilio، ظرفیت پیام UCS-2 تک بخشی ۷۰ کاراکتر و ظرفیت هر بخش پیام چندبخشی معمولاً ۶۷ کاراکتر اعلام شده است. برای متن فارسی، تعداد بخش ها را پس از درج اطلاعات واقعی در شمارنده پنل خودتان بررسی کنید؛ تعرفه و محاسبه نهایی را از همان ارائه دهنده بگیرید.

یک نام بلند و یک نشانی پیگیری واقعی داخل قالب بگذارید. اگر متن طولانی شد، ابتدا جمله های تشکر تکراری را حذف کنید. شماره سفارش، خبر اصلی و راه پیگیری را نگه دارید؛ لازم نیست همه جزئیات خرید داخل پیامک باشد.

آزمایش نهایی را با این سناریوها انجام دهید

قبل از فعال سازی عمومی، شماره خودتان را برای آزمایش به کار ببرید و اعلان مدیر را هم بررسی کنید. آزمون پرداخت و بازپرداخت را در محیط آزمایشی و با روش تست موردپشتیبانی درگاه انجام دهید. این سناریوها را اجرا کنید:

• پرداخت موفق و دریافت پیام تأیید متناسب با همان روش پرداخت.
• پرداخت ناموفق، تلاش دوباره و توقف یادآوری پس از پرداخت موفق.
• ثبت سفارش مهمان و نمایش صحیح اطلاعات داخل متن.
• ثبت رهگیری، تحویل بسته و دریافت اعلان ارسال بدون تکرار.
• لغو سفارش و بازپرداخت آزمایشی بدون اعلام زودهنگام برگشت وجه.

اگر پیام نرسید، ابتدا بررسی کنید درخواست ارسال ثبت شده است یا خیر. نبود درخواست معمولاً بررسی تنظیم رویداد و گیرنده را لازم می کند. اگر سرویس درخواست را رد کرده، پاسخ خطا را همراه زمان و شماره سفارش برای پشتیبانی بفرستید.

اگر درخواست پذیرفته شده، گزارش تحویل را در صورت پشتیبانی سرویس بررسی کنید. رسیدن درخواست به پنل، به تنهایی دریافت پیام در گوشی را ثابت نمی کند. پس از راه اندازی نیز چند سفارش واقعی را مرور کنید تا پیام های مشابه یا متناقض باقی نمانده باشند.

پرسش های متداول

برای شروع کدام پیامک ها را فعال کنیم

برای فروشگاه کالای فیزیکی، تأیید سفارش و اعلام ارسال واقعی را تنظیم کنید. اعلان مدیر و یادآوری پرداخت را فقط در صورت نیاز و پس از آزمایش اضافه کنید.

پیام ثبت سفارش باید پرداخت موفق را اعلام کند

فقط وقتی پرداخت تأیید شده است. برای پرداخت در محل یا واریز در انتظار بررسی، متن مخصوص همان روش بنویسید تا مشتری برداشت اشتباه نکند.

چرا شماره سفارش داخل پیام نمایش داده نمی شود

کد متغیر را از راهنمای همان افزونه بردارید. اگر همچنان خالی است، وجود اطلاعات در رویداد انتخاب شده را با یک سفارش آزمایشی بررسی کنید.

چگونه پیامک ارسال مرسوله تکراری نشود

اعلان افزونه پیامک و ابزار حمل ونقل را کنار هم بررسی کنید و یک مسیر ارسال را فعال نگه دارید. تکرار ناشی از اجرای دوباره رویداد، به کنترل فنی جداگانه نیاز دارد.

برای بازپرداخت چه متنی بنویسیم

تا پیش از انجام عملیات، از «درخواست بازپرداخت ثبت شد» استفاده کنید. پس از تأیید مالی، مبلغ، واحد پول و شماره سفارش را در پیام انجام بازپرداخت بیاورید.